Onboarding in Zeiten von Corona
Dieser Blogartikel wurde von unserem neuen Marketing Specialist Micha geschrieben. Während seines Onboardings befand er sich in einer einzigartigen Position. Anstatt nach und nach mehr Verantwortung zu übernehmen, haben wir Micha gebeten, vom ersten Tag an alle Marketingkanäle für Dotbite zu verwalten. Außerdem stellte Micha nur zwei Wochen nach seinem Einstieg seinen neuen Kollegen im Marketing vor - und das alles, während die meisten Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiteten. Eine ganz schöne Aufgabe.
Wo soll man anfangen?
Einem neuen Team beizutreten und neue Aufgaben zu übernehmen, war schon immer eine Herausforderung. Diese Phase scheint jedoch noch schwieriger zu sein, wenn der Großteil des Teams, dem du beitrittst, nicht mit dir im Büro ist. Unternehmen, die in der glücklichen Lage waren, neue Mitarbeiter/innen während der Krise einzustellen, wissen, dass das Remote Onboarding einige Schwierigkeiten mit sich bringt. Wo soll man also anfangen? Das ist natürlich bei jedem anders, aber für mich persönlich ist der Ausgangspunkt immer mein Schreibtisch und dass ich es mir bequem mache. Damit meine ich aber nicht, dass ich meinen Arbeitsplatz mit Fotos und Erinnerungsstücken vollstopfe. Stattdessen habe ich festgestellt, dass ich am produktivsten bin, wenn ich alle Dinge, die ich während des Arbeitstages brauche, zur Hand habe. Dazu gehören Organisations-Apps, Programme und Logins.
Wenn alle Grundbedürfnisse erfüllt sind, lernst du am besten schwimmen, indem du dich ins kalte Wasser stürzt. Schließlich lernt man am besten, wenn man die Verantwortung für ein echtes Projekt übernimmt. Da Dotbite so stark gewachsen war, brauchte es ein Rebranding, eine neue Website, Social-Media-Kanäle und mehr, also war meine Aufgabenliste vom ersten Tag an voll mit echten Projekten.
Wachstum
Dieser Blogartikel wird höchstwahrscheinlich keine Schritt-für-Schritt-Anleitung für das Onboarding sein (es gibt Unternehmen, die dafür ohnehin besser geeignet sind), denn Dotbite befand sich in einer einzigartigen Situation. Nach einem turbulenten Jahr voller Ungewissheiten wegen Corona, aber auch wegen eines Großprojekts wie LEAD Horizon, ist unser Team um ein Drittel gewachsen, wobei die Teammitglieder von verschiedenen Städten aus arbeiten. Und es ist noch nicht vorbei; wir suchen immer noch nach Verstärkung (hier bewerben). In dieser Zeit des Wachstums kam meine Kollegin Julia nur zwei Wochen nach mir zu uns. So wurde ich von einem Tag auf den anderen von einer Schülerin zur Lehrerin.
Verantwortung übernehmen
Zum Glück haben neue Mitarbeiter in der Regel bereits Erfahrung in dem Bereich, in dem sie eingestellt wurden. In Julias Fall hatte sie Erfahrung im Bereich Social Media Management und Content Marketing mit Schwerpunkt auf Start-ups. Deshalb übernahm Julia vom ersten Tag an die Erstellung einer LinkedIn-Seite für Dotbite und die Verwaltung aller Social-Media-Kanäle für timebite. Das war ihr Steckenpferd.
Nachdem die ersten Wochen und die frühe Phase des Kennenlernens von Dotbite vorbei waren, teilten wir die Aufgaben nach unseren Stärken und Vorlieben auf. Gemeinsam erstellten wir einen Zeitplan mit Aufgaben und Zielen für die nahe Zukunft und schufen so eine solide Basis für unsere weitere Arbeit. Zu diesem Plan gehörte auch, dass wir alte, nie umgesetzte Ideen aus dem Fenster warfen. Mit unserem Entwicklungsteam als Vorbild begannen wir außerdem, ein SCRUM-Framework für unseren Marketingplan einzuführen und in einwöchigen Sprints zu arbeiten.
Das Bemerkenswerte daran ist, dass wir nach weniger als zwei Monaten die volle kreative Verantwortung für den gesamten Marketingplan hatten, volles Vertrauen in die Strategie und die Umsetzung hatten und viel Raum hatten, um spontan zu lernen. Wie haben wir das geschafft?
Kommunikation
Während des gesamten Onboarding-Prozesses war die kontinuierliche Kommunikation eine wichtige Konstante. Tägliche Standups, bei denen wir die angeschlossenen Teams über unsere täglichen Aufgaben und Jour Fixes informierten, sowie regelmäßiger persönlicher und digitaler Kontakt mit anderen Teammitgliedern stellten sicher, dass jeder über die Verteilung der Verantwortlichkeiten, Pläne und Ziele Bescheid wusste.
Diese ständige Kommunikation ermöglichte es uns auch, Fragen zu stellen, wenn sie aufkamen. Glaubt mir, es gab eine Menge davon. Aber wie Adrian, einer unserer Gründer, immer sagt: "Eine Frage ist erst dann dumm, wenn sie zum zweiten Mal gestellt wird". Außerdem war so sichergestellt, dass alle, die an unseren Projekten beteiligt oder davon betroffen waren, immer auf dem Laufenden waren und bei Bedarf leicht eine Kursänderung einleiten konnten.
Neben der Kommunikation ist es unglaublich wichtig, die geleistete Arbeit zu dokumentieren. Wenn so viele Arbeitsprozesse durch mündliche Kommunikation ablaufen, führt kein Weg an einer gut strukturierten Dokumentation der einzelnen Schritte vorbei. Entscheidungen und Verfahren müssen auch Wochen und Monate nach Projektende noch nachvollziehbar sein.
Identifikation
Ein positiver Nebeneffekt, der sich aus dieser offenen und kontinuierlichen Kommunikation ergibt, ist eine gesunde Unternehmenskultur. Selbst wenn unser Büro aufgrund der Corona-Situation kaum besetzt ist, sehen und hören sich viele Teammitglieder mehrmals am Tag, was der Teambildung sehr zugute kommt. Diese positive Unternehmenskultur in Verbindung mit guter Teamarbeit führt zu Solidarität, Ehrgeiz und Hilfsbereitschaft. Nicht zuletzt führt der Austausch von Problemen, Lösungen, Fehlern und Erfolgen dazu, dass sich jeder Mitarbeiter auf einer anderen Ebene mit dem Unternehmen identifiziert.
Das Ziel des Onboardings ist es, aus Neuankömmlingen motivierte, engagierte und selbstständige Teammitglieder zu machen. Bei Dotbite übertragen wir jedem Mitarbeiter von Anfang an viel Verantwortung und reden viel. In meinem Fall hat diese Strategie sehr gut funktioniert, weil es nicht mehr das Unternehmen ist, für das ich arbeite, sondern einfach wir.
Ready to connect the dots?
Hi, ich bin Emir, CEO und Mitgründer von Dotbite.
Du hast eine interessante Idee für ein digitales Projekt und suchst einen Sparringspartner, der die Herausforderung gemeinsam mit dir angeht?
Dann bist du bei uns genau richtig.