Interne Tools mit Power Apps oder Retool. Wann sich eigener Code lohnt

Low-Code-Plattformen wie Microsoft Power Apps, Retool, Mendix oder Airtable sind gemacht, um interne Tools schnell zu bauen. Eine Tabelle, ein paar Formulare, eine Freigabe, fertig. Oft baut das jemand aus der Fachabteilung an einem Nachmittag.

Mit der Zeit hängt eine ganze Abteilung an dem schnellen Tool. Es läuft seit Jahren, es ändert sich kaum noch, und es kostet jeden Monat pro Nutzer.

So rechnen die Plattformen ab

Die Zahlen sind Stand Oktober 2026.

Power Apps Premium kostet 20 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Ab 2.000 Lizenzen sinkt der Preis auf 12 $.
Retool trennt zwischen Buildern und internen Nutzern. Im Business-Tarif kostet ein Builder 46 € und ein interner Nutzer 14 € im Monat bei jährlicher Abrechnung. Der günstigere Team-Tarif liegt bei 9 € und 5 €, mit weniger Funktionen.
Airtable, Softr, Glide oder Knack funktionieren ähnlich, mit Preisen pro Nutzer oder Grenzen für Datensätze und Apps.

Die aktuellen Preise stehen bei Power Apps und Retool.

Ein Rechenbeispiel

Nimm ein Freigabe-Tool für Bestellungen, das 80 Leute nutzen. Mit Power Apps Premium sind das 1.600 $ im Monat, 19.200 $ im Jahr und 57.600 $ über drei Jahre. Für eine Anwendung, die seit zwei Jahren gleich aussieht.

Mit Retool im Business-Tarif, zwei Buildern und 78 internen Nutzern kommst du auf 1.184 € im Monat, also rund 42.600 € über drei Jahre.

Eine eigene Anwendung mit Tabellen, Formularen, Rollen und Freigaben kostet einmal in der Entwicklung und danach Hosting und Wartung. Die Zahl der Nutzer spielt keine Rolle mehr. Ob sich das rechnet, hängt vom Umfang ab. Bei dieser Größenordnung lohnt es sich auf jeden Fall, die Rechnung zu machen.

Neben den Kosten gibt es weitere Gründe

Grenzen der Plattform. Irgendwann soll das Tool etwas können, das die Plattform nicht vorsieht. Dann beginnen die Workarounds.
Grenzen bei vielen Daten. In Power Apps verarbeiten Abfragen, die die Datenquelle nicht selbst ausführen kann, standardmäßig nur die ersten 500 Datensätze, höchstens 2.000. Bei SharePoint-Listen fällt das schnell auf.
Daten in einer fremden Umgebung. Die Daten liegen in Dataverse, in SharePoint-Listen oder in der Cloud des Anbieters. Exporte gehen, eine saubere Übernahme mit Verlauf ist oft Handarbeit.
Abhängigkeit vom Anbieter. Preise und Lizenzmodelle legt der Anbieter fest. Du ziehst mit oder baust neu.

Wie das in Laravel aussieht

Die meisten internen Tools bestehen aus denselben Bausteinen. Ein relationales Datenmodell, Login mit Rollen und Rechten, Tabellen mit Filtern, Formulare, Freigaben mit Status und Benachrichtigungen und ein paar Reports. In Laravel gibt es dafür fertige Bausteine, für Admin-Oberflächen etwa Filament. Damit steht ein internes Tool in wenigen Wochen.

Wichtig ist der Schnitt. Nachgebaut wird die eine Anwendung, die seit Jahren stabil läuft. Den Baukasten der Plattform baut niemand nach. Die Daten werden einmal sauber übernommen, und für eine Übergangszeit können beide Systeme parallel laufen.

Wann Low-Code die richtige Wahl bleibt

Wenige Nutzer. Zehn Nutzer kosten mit Power Apps 200 $ im Monat. Das ist günstig.
Ständig neue Tools. Wenn die Fachabteilung laufend kleine Apps selbst baut, ist genau das der Wert der Plattform.
Alles lebt in Microsoft 365. Wer die Lizenzen ohnehin hat und in Teams und SharePoint arbeitet, fährt mit Power Apps oft gut.

So gehst du vor

Nutzer zählen. Für wie viele zahlst du, und wie viele nutzen das Tool wirklich?
Stabilität prüfen. Wann wurde das Tool zuletzt wesentlich geändert?
Datenexport testen. Klären, ob du an alle Daten herankommst, inklusive Verlauf und Anhängen.
Drei Jahre rechnen. Lizenzen mal 36 gegen Entwicklung plus Betrieb.

Dieselbe Rechnung funktioniert übrigens auch für Automationen. Dazu haben wir Zapier vs. Laravel geschrieben.

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Häufige Fragen

Was kostet Power Apps pro Nutzer?

Power Apps Premium kostet 20 $ pro Nutzer und Monat bei jährlicher Abrechnung. Ab 2.000 Lizenzen gibt es einen Volumenpreis von 12 $ pro Nutzer und Monat (Stand Oktober 2026). Ein kostenloser Developer-Plan ist nur zum Bauen und Testen gedacht.

Was kostet Retool?

Retool unterscheidet Builder und interne Nutzer. Im Team-Tarif kosten sie 9 € und 5 € im Monat, im Business-Tarif 46 € und 14 €, jeweils bei jährlicher Abrechnung (Stand Oktober 2026). Bis zu fünf Nutzer sind kostenlos.

Ab wie vielen Nutzern lohnt sich eine eigene Anwendung statt Power Apps?

Eine feste Grenze gibt es nicht, es hängt vom Umfang des Tools ab. Ein Beispiel: 80 Nutzer mit Power Apps Premium kosten 57.600 $ über drei Jahre. Ab dieser Größenordnung lohnt es sich, eine eigene Anwendung durchzurechnen, deren Kosten nicht mit der Nutzerzahl steigen.

Was ist die Delegationsgrenze in Power Apps?

Wenn eine Abfrage nicht an die Datenquelle delegiert werden kann, verarbeitet Power Apps standardmäßig nur die ersten 500 Datensätze, einstellbar auf höchstens 2.000. Bei größeren SharePoint-Listen führt das zu unvollständigen Ergebnissen.

Kann man eine Power-Apps-Anwendung nach Laravel migrieren?

Ja. Nachgebaut wird die konkrete Anwendung mit Datenmodell, Formularen, Rollen und Freigaben. Die Daten aus Dataverse oder SharePoint werden einmal übernommen, und beide Systeme können eine Zeit lang parallel laufen.